Tietosuojakäytäntö

Johdanto

Workkeepingissä otamme yksityisyytesi vakavasti. Tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme tietojasi, kun käytät palveluamme.

---

Keräämämme tiedot

Keräämme tietoja, jotka annat meille suoraan, mukaan lukien:

• Tilitiedot (nimi, sähköposti, tilitoimiston nimi)
• Käyttödata (luodut työt, kirjatut aikakirjaukset)
• Tekniset tiedot (IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot)
• Siirtotiedot, silloin kun pyydät meitä siirtämään tilitoimistosi Workkeepingiin toisesta järjestelmästä. Nämä voivat sisältää asiakas- ja yhteyshenkilötietojasi, töiden ja tehtävien historiaa sekä aikakirjauksia, ja ne voivat siksi sisältää henkilötietoja omista asiakkaistasi ja heidän henkilökunnastaan. Käsittelemme niitä yksinomaan ohjeidesi mukaisesti ja sopimuksen täyttämiseksi kanssasi, ladataksemme ne Workkeeping-tiliisi ja tarkistaaksemme, että ne saapuivat ehjinä. Emme käytä niitä mihinään muuhun tarkoitukseen. Sisäinen tietojenkäsittelykäytäntömme edellyttää, että henkilöstömme poistaa sinulta vastaanotetut lähdetiedostot, kun siirtosi on valmis.
• Laskutus- ja tilaustiedot. Kun tilaat, Sold through Link, LLC (”Link”), jälleenmyyjämme ja virallinen myyjä (merchant of record), jakaa tilauksen kanssamme: nimesi, sähköpostiosoitteesi, laskutusosoitteesi, puhelinnumerosi, vero- tai ALV-tunnuksesi, maksutavan tyypin ja sen neljä viimeistä numeroa sekä Link-tilisi sähköpostiosoitteen. Käytämme tietoja tilauksesi hoitamiseen, hyvitysten ja takuumaksujen suorittamiseen, tukipyyntöihin vastaamiseen sekä kirjanpito- ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen.

---

Miten käytämme tietojasi

Käytämme keräämiämme tietoja palveluidemme tarjoamiseen, ylläpitoon ja parantamiseen, viestintään kanssasi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

---

Tietosuoja

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojataksemme henkilötietojasi luvattomalta pääsyltä, muutoksilta, luovutukselta tai tuhoamiselta.

---

Kieltäydy markkinoinnin analytiikasta

Yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan mukaan sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Kun napsautat alla olevaa painiketta, vastustuksesi tallennetaan allekirjoitettuun selaimen evästeeseen (voimassa 1 vuoden).

Tämä kieltäytyminen on erillään evästebannerista. Vaikka olisit kieltäytynyt analytiikkaevästeistä, laskemme vierailusi edelleen kootusti; alla olevan painikkeen napsautus pysäyttää myös tämän laskennan.

Kieltäytymisesi jälkeen sivustomme ei enää laske eikä jäljitä vierailujasi. Vastustuksesi huomioidaan ennen mitä tahansa suostumus-, botti- tai tunnistautumistarkistusta analytiikkaketjussamme.

Kieltäydy markkinoinnin analytiikasta

---

Alihankkijat

Oman infrastruktuurimme lisäksi käytämme pientä joukkoa alihankkijoita käytännön tehtäviin:

• Cloudflare — käytämme Cloudflarea CDN-palveluna ja suojana DDoS-hyökkäyksiä vastaan. Cloudflare päättelee kävijän IP-osoitteesta maakoodin (ISO 3166-1 alpha-2) ja välittää sen pyynnön `CF-IPCountry`-otsakkeessa. Tallennamme vain kaksikirjaimisen maakoodin, emme koskaan IP-osoitetta.
• Pyyntörajoitus — käytämme markkinointisivuillamme IP-osoitekohtaista rajaa (60 pyyntöä minuutissa) suojana väärinkäyttöä vastaan. Raja voi satunnaisesti koskea kävijöitä, jotka jakavat IP-osoitteen (toimisto, koulu tai operaattoritason NAT); tällöin palautamme HTTP 429 -vastauksen ja `Retry-After`-otsakkeen.
• Stripe — maksut kulkevat Stripen kautta, joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä keräämilleen maksutiedoille (katso kohta Maksut ja virallinen myyjä). Kullekin yritykselle pitämämme Stripe-asiakastietueen osalta pätee: jos yrityksen tili poistetaan pysyvästi, säilytämme sen laskutustiedot (maksut, laskut ja tilaukset) kirjanpito- ja lakisääteisten velvoitteidemme vuoksi, mutta poistamme niiden sisältämät henkilötiedot (nimet, sähköpostiosoitteet, postiosoitteet ja maksutapatiedot). Poistamme myös yrityksen asiakastietueen Stripestä, jolloin sille tallennetut maksutapatiedot poistuvat. Stripe pitää poistetun asiakastietueen edelleen haettavissa omaa historiaansa varten ja säilyttää maksut ja laskut erillisinä tietueina.

---

Maksut ja virallinen myyjä (merchant of record)

Workkeeping-tilauksia myy Sold through Link, LLC (”Link”), jälleenmyyjämme ja virallinen myyjä (merchant of record). Maksut kulkevat Stripen kautta.

• Link ja Stripe ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä niiden keräämille maksutiedoille, kun tilaat. Ne käsittelevät tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti, eivät meidän ohjeidemme mukaan.
• Linkin kanssamme jakamat tilaustiedot on kuvattu kohdassa Keräämämme tiedot. Vastaamme itse säilyttämästämme kopiosta.
• Jos pyydät Linkiä poistamaan tietosi, Link peruuttaa tilauksesi ja poistaa tietosi Stripen ostoa koskevista tietueista. Tämä ei poista tietoja, jotka Workkeepingillä jo on. Jos haluat ne poistettaviksi, kirjoita osoitteeseen [email protected].
• Stripe ja Link ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, joten maksutietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeisiin.
• Jos teet vaatimuksen kaksinkertaisen rahat takaisin -takuun perusteella, säilytämme myös lähettämäsi pankkitiedot. Käytämme niitä vain maksun suorittamiseen sinulle ja säilytämme niitä vain niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

---

Tekoälyavustajien pääsy (MCP)

Jos yhdistät tekoälyavustajan Workkeepingiin Model Context Protocolin (MCP) kautta, se voi lukea ja kirjoittaa yrityksesi tietoja puolestasi. Pääsy on aina rajattu ja peruutettavissa.

• Pääsy rajoittuu siihen yhteen yritykseen, johon annat suostumuksesi, jäsenyyteesi siinä ja niihin tiettyihin OAuth-oikeuksiin, jotka myönnät. Oletuksena vain luku; kirjoitusoikeus edellyttää nimenomaista suostumustasi.
• Tekoälyavustajan kautta käsiteltävät tiedot kattavat yrityksesi asiakkaat ja yhteyshenkilöt, työt, tehtävät, työaikakirjaukset, asiakirjat ja niistä johdetut tilastot. Maksukorttitietoja, viranomaistunnisteita tai kirjautumistietoja ei koskaan paljasteta.
• Jokainen tekoälyavustajan toimenpide kirjataan tarkastuslokiin, joka säilytetään 180 päivän ajan.
• Tallennamme vain pyynnön parametrien SHA-256-tiivisteen, emme koskaan raakaparametreja, jotka sinä tai avustaja lähetätte.
• Tulokset palautetaan valitsemallesi kolmannen osapuolen tekoälyasiakkaalle. Sitä, mitä kyseinen asiakas tekee vastaanottamillaan tiedoilla, säätelee sen oma tietosuojakäytäntö.
• Voit peruuttaa minkä tahansa tekoälyyhteyden milloin tahansa kohdasta Asetukset → Integraatiot → Tekoälyavustajat. Peruutus tulee voimaan välittömästi ja estää pääsyn jatkossa (se ei poista aiempia tarkastuslokimerkintöjä).

---

Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita tarjotaksemme toiminnallisuutta ja ymmärtääksemme, miten käytät palveluamme. Voit hallita evästeitä selaimesi asetuksista.

---

Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä, ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]