Privacybeleid

Inleiding

Bij Workkeeping nemen wij je privacy serieus. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij je informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer je onze service gebruikt.

---

Informatie die wij verzamelen

Wij verzamelen informatie die je rechtstreeks aan ons verstrekt, waaronder:

• Accountgegevens (naam, e-mail, bedrijfsnaam)
• Gebruiksgegevens (aangemaakte opdrachten, vastgelegde tijdregistraties)
• Technische gegevens (IP-adres, browsertype, apparaatinformatie)
• Migratiegegevens, wanneer je ons vraagt je kantoor vanuit een ander systeem naar Workkeeping over te zetten. Dit kan je klant- en contactgegevens, opdracht- en taakgeschiedenis, en tijdregistraties omvatten, en kan daarom persoonsgegevens over je eigen klanten en hun medewerkers bevatten. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend volgens jouw instructies en voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, om ze in je Workkeeping-account te laden en te controleren of ze volledig zijn overgekomen. Wij gebruiken ze voor geen enkel ander doel. Ons interne beleid voor gegevensverwerking verplicht onze medewerkers om de brongegevens die wij van jou hebben ontvangen te verwijderen zodra je migratie is voltooid.
• Factuur- en bestelgegevens. Wanneer je je abonneert, deelt Sold through Link, LLC ("Link"), onze wederverkoper en merchant of record, de bestelling met ons: je naam, e-mailadres, factuuradres, telefoonnummer, belasting-id, het type betaalmethode en de laatste vier cijfers ervan, en het e-mailadres van je Link-account. Wij gebruiken deze gegevens om je abonnement uit te voeren, terugbetalingen en garantie-uitbetalingen te verwerken, supportvragen te beantwoorden en aan onze boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen te voldoen.

---

Hoe wij je informatie gebruiken

Wij gebruiken de verzamelde informatie om onze diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren, om met je te communiceren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

---

Gegevensbescherming

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

---

Afmelden voor marketinganalyse

Op grond van artikel 21, lid 1, van de AVG heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die wij uitvoeren op basis van ons gerechtvaardigd belang. Als je op de onderstaande knop klikt, wordt je bezwaar vastgelegd in een ondertekende browsercookie (geldig gedurende 1 jaar).

Deze afmelding staat los van de cookiebanner. Ook als je analysecookies hebt geweigerd, tellen wij je bezoeken nog steeds geaggregeerd mee; door op de onderstaande knop te klikken, stopt ook dat.

Na je afmelding telt en volgt onze site je bezoeken niet langer. De afmelding wordt gerespecteerd nog voordat er in onze trackingpijplijn een toestemmings-, bot- of authenticatiecontrole plaatsvindt.

Afmelden voor marketinganalyse

---

Subverwerkers

Naast onze eigen infrastructuur maken wij voor operationele doeleinden gebruik van een klein aantal subverwerkers:

• Cloudflare — wij gebruiken Cloudflare als CDN en als beschermingslaag tegen DDoS-aanvallen. Cloudflare leidt uit het bezoekers-IP een landcode (ISO 3166-1 alpha-2) af en geeft deze door als de `CF-IPCountry`-aanvraagheader. Wij slaan alleen de landcode van 2 letters op, nooit het IP-adres.
• Snelheidsbeperking — wij hanteren op onze marketingpagina's een aanvraaglimiet per IP (60 aanvragen per minuut) als bescherming tegen misbruik. Deze limiet kan af en toe bezoekers treffen die een IP delen (kantoor, school of carrier-grade NAT-uitgang); wanneer de limiet wordt bereikt, volgt een HTTP 429-respons met een `Retry-After`-header.
• Stripe — betalingen lopen via Stripe, dat optreedt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de betaalgegevens die het verzamelt (zie Betalingen en merchant of record). Voor het record bij Stripe dat wij per kantoor bewaren: wordt het account van een kantoor definitief verwijderd, dan bewaren wij de factuurgegevens (betalingen, facturen en abonnementen) om aan onze boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen te voldoen, maar verwijderen wij de persoonsgegevens daarin (namen, e-mailadressen, postadressen en gegevens van de betaalmethode). Ook verwijderen wij het record van het kantoor bij Stripe, waardoor de daarop opgeslagen gegevens van de betaalmethode worden gewist. Stripe houdt een verwijderd record opvraagbaar voor de eigen historie en bewaart betalingen en facturen als afzonderlijke records.

---

Betalingen en merchant of record

Workkeeping-abonnementen worden verkocht via Sold through Link, LLC, onze wederverkoper en merchant of record. Betalingen lopen via Stripe.

• Link en Stripe zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken voor de betaalgegevens die zij verzamelen wanneer je je abonneert. Zij verwerken die volgens hun eigen privacybeleid, niet in opdracht van ons.
• De bestelgegevens die Link met ons deelt, staan beschreven onder Informatie die wij verzamelen. Wij zijn verantwoordelijk voor de kopie die wij bewaren.
• Als je Link vraagt je gegevens te verwijderen, zegt Link je abonnement op en verwijdert Link je gegevens in de aankoopgegevens van Stripe. Dit verwijdert geen gegevens die Workkeeping al bewaart. Wil je die laten wissen, schrijf dan naar [email protected].
• Stripe en Link zijn Amerikaanse bedrijven, dus betaalgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven. Deze doorgiften berusten op passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de EU.
• Als je een claim indient onder de dubbel-geld-terug-garantie, bewaren wij ook de bankgegevens die je ons stuurt. We gebruiken ze alleen om je te betalen en bewaren ze niet langer dan de boekhoudwetgeving vereist.

---

Toegang voor AI-assistenten (MCP)

Als je een AI-assistent via het Model Context Protocol (MCP) met Workkeeping verbindt, kan deze namens jou de gegevens van je kantoor lezen en schrijven. De toegang is altijd begrensd en herroepbaar.

• De toegang is beperkt tot het ene kantoor waarvoor je toestemming geeft, je lidmaatschap daarbinnen en de specifieke OAuth-scopes die je verleent. Standaard alleen-lezen; schrijftoegang vereist uitdrukkelijke toestemming.
• Via een AI-assistent omvatten de benaderde gegevens de klanten en contactpersonen, opdrachten, taken, tijdregistraties en documenten van je kantoor en de statistieken die daaruit worden afgeleid. Er worden nooit betaalkaartgegevens, overheidsidentificatienummers of inloggegevens blootgesteld.
• Elke AI-actie wordt vastgelegd in een auditlogboek dat 180 dagen wordt bewaard.
• Wij slaan alleen een SHA-256-hash van de aanvraagparameters op, nooit de onbewerkte parameters die jij of de assistent verzendt.
• De resultaten worden teruggestuurd naar de externe AI-client die je hebt gekozen om te verbinden. Wat die client met de ontvangen gegevens doet, valt onder zijn eigen privacyvoorwaarden.
• Je kunt elke AI-verbinding op elk moment intrekken via Instellingen → Integraties → AI-assistenten. De intrekking is onmiddellijk van kracht en stopt toekomstige toegang (het wist geen eerdere auditgegevens).

---

Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om functionaliteit te bieden en om te begrijpen hoe je onze service gebruikt. Je kunt cookies beheren via de instellingen van je browser.

---

Neem contact op

Als je vragen hebt over dit Privacybeleid, neem dan contact met ons op via [email protected]