Datenschutzrichtlinie

Einleitung

Bei Workkeeping nehmen wir Ihren Datenschutz ernst. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie wir Ihre Informationen erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unseren Dienst nutzen.

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Informationen, die wir erheben

Wir erheben Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, darunter:

• Kontoinformationen (Name, E-Mail, Firmenname)
• Nutzungsdaten (erstellte Aufträge, erfasste Zeiteinträge)
• Technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen)
• Migrationsdaten, wenn Sie uns bitten, Ihre Kanzlei aus einem anderen System auf Workkeeping zu übertragen. Diese können Ihre Mandanten- und Kontaktdaten, die Auftrags- und Aufgabenhistorie sowie Zeiteinträge umfassen und können daher personenbezogene Daten über Ihre eigenen Mandanten und deren Mitarbeiter enthalten. Wir verarbeiten diese ausschließlich auf Ihre Weisung und zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen, um sie in Ihr Workkeeping-Konto zu laden und zu prüfen, dass sie unversehrt angekommen sind. Wir verwenden sie zu keinem anderen Zweck. Unsere interne Richtlinie für den Umgang mit Daten verpflichtet unsere Mitarbeiter, die von Ihnen erhaltenen Quelldateien nach Abschluss Ihrer Migration zu löschen.
• Abrechnungs- und Bestelldaten. Wenn Sie ein Abonnement abschließen, übermittelt uns Sold through Link, LLC („Link“), unser Wiederverkäufer und Verkäufer im Rechtssinne (Merchant of Record), die Bestellung: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Telefonnummer, Steuer-ID, die Art der Zahlungsmethode und deren letzte vier Ziffern sowie die E-Mail-Adresse Ihres Link-Kontos. Wir verwenden diese Daten, um Ihr Abonnement zu betreiben, Erstattungen und Garantieauszahlungen vorzunehmen, Supportanfragen zu beantworten und unsere buchhalterischen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.

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Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die erhobenen Informationen, um unsere Dienste bereitzustellen, zu pflegen und zu verbessern, um mit Ihnen zu kommunizieren und um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

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Datenschutz

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen.

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Marketing-Analysen widersprechen

Gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses vornehmen. Mit einem Klick auf die untenstehende Schaltfläche wird Ihr Widerspruch in einem signierten Browser-Cookie (Laufzeit 1 Jahr) gespeichert.

Dieser Widerspruch ist vom Cookie-Banner unabhängig. Auch wenn Sie Analyse-Cookies abgelehnt haben, zählen wir Ihre Besuche weiterhin aggregiert; ein Klick auf die untenstehende Schaltfläche beendet auch diese Zählung.

Nach dem Widerspruch werden Ihre Besuche von unserer Website weder gezählt noch nachverfolgt. Ihr Widerspruch wird in unserer Analysekette noch vor jeder Einwilligungs-, Bot- oder Authentifizierungsprüfung berücksichtigt.

Marketing-Analysen widersprechen

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Auftragsverarbeiter

Neben unserer eigenen Infrastruktur greifen wir für betriebliche Zwecke auf einen kleinen Kreis von Auftragsverarbeitern zurück:

• Cloudflare — wir setzen Cloudflare als CDN und als Schutz gegen DDoS-Angriffe ein. Cloudflare leitet aus der IP-Adresse des Besuchers einen Ländercode (ISO 3166-1 alpha-2) ab und übergibt ihn im Request-Header `CF-IPCountry`. Wir speichern ausschließlich diesen zweistelligen Ländercode, niemals die IP-Adresse selbst.
• Ratenbegrenzung — auf unseren Marketingseiten wenden wir als Schutz vor Missbrauch ein Anfragelimit pro IP-Adresse an (60 Anfragen pro Minute). Dieses Limit kann gelegentlich Besucher betreffen, die sich eine IP-Adresse teilen (Büro, Schule oder Carrier-Grade-NAT); in diesem Fall geben wir eine HTTP-429-Antwort mit `Retry-After`-Header zurück.
• Stripe — Zahlungen laufen über Stripe, das als eigenständiger Verantwortlicher für die von ihm erhobenen Zahlungsdaten handelt (siehe Zahlungen und Merchant of Record). Zum Stripe-Kundendatensatz, den wir für jede Kanzlei führen: Wird das Konto einer Kanzlei endgültig gelöscht, bewahren wir ihre Abrechnungsunterlagen (Zahlungen, Rechnungen und Abonnements) zur Erfüllung unserer buchhalterischen und gesetzlichen Pflichten auf, entfernen daraus jedoch die personenbezogenen Daten (Namen, E-Mail-Adressen, Postanschriften und Angaben zur Zahlungsmethode). Außerdem löschen wir den Kundendatensatz der Kanzlei bei Stripe, wodurch die dort gespeicherten Angaben zur Zahlungsmethode entfernt werden. Stripe hält gelöschte Kundendatensätze für die eigene Historie weiterhin abrufbar und bewahrt Zahlungen und Rechnungen als separate Datensätze auf.

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Zahlungen und Merchant of Record

Workkeeping-Abonnements werden über Sold through Link, LLC verkauft, unseren Wiederverkäufer und Verkäufer im Rechtssinne (Merchant of Record). Die Zahlungen laufen über Stripe.

• Link und Stripe sind eigenständige Verantwortliche für die Zahlungsdaten, die sie beim Abschluss Ihres Abonnements erheben. Sie verarbeiten diese nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen, nicht auf unsere Weisung.
• Die Bestelldaten, die Link an uns übermittelt, sind unter „Informationen, die wir erheben“ beschrieben. Für die bei uns gespeicherte Kopie sind wir verantwortlich.
• Wenn Sie Link bitten, Ihre Daten zu löschen, kündigt Link Ihr Abonnement und löscht Ihre Daten in den Stripe-Aufzeichnungen zum Kauf. Daten, die Workkeeping bereits gespeichert hat, werden dadurch nicht gelöscht. Um deren Löschung zu verlangen, schreiben Sie an [email protected].
• Stripe und Link sind US-Unternehmen, daher können Zahlungsdaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. Diese Übermittlungen stützen sich auf geeignete Garantien, etwa die EU-Standardvertragsklauseln.
• Wenn Sie die Doppelt-Geld-zurück-Garantie in Anspruch nehmen, speichern wir außerdem die Bankdaten, die Sie uns senden. Wir verwenden sie ausschließlich, um Sie zu bezahlen, und bewahren sie nur so lange auf, wie es das Buchhaltungsrecht verlangt.

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Zugriff durch KI-Assistenten (MCP)

Wenn Sie einen KI-Assistenten über das Model Context Protocol (MCP) mit Workkeeping verbinden, kann dieser in Ihrem Namen die Daten Ihrer Kanzlei lesen und schreiben. Der Zugriff ist stets begrenzt und jederzeit widerrufbar.

• Der Zugriff beschränkt sich auf die eine Kanzlei, der Sie zustimmen, auf Ihre Mitgliedschaft darin und auf die konkreten OAuth-Scopes, die Sie erteilen. Standardmäßig nur lesend; Schreibzugriff erfordert Ihre ausdrückliche Einwilligung.
• Über einen KI-Assistenten umfassen die zugänglichen Daten die Mandanten und Kontakte Ihrer Kanzlei, Aufträge, Aufgaben, Zeiterfassungen, Dokumente sowie die daraus abgeleiteten Statistiken. Zahlungskartendaten, behördliche Kennungen oder Anmeldedaten werden niemals offengelegt.
• Jede Aktion eines KI-Assistenten wird in einem Audit-Protokoll erfasst, das 180 Tage lang aufbewahrt wird.
• Wir speichern ausschließlich einen SHA-256-Hash der Anfrageparameter, niemals die Rohdaten, die Sie oder die KI übermitteln.
• Die Ergebnisse werden an den von Ihnen gewählten KI-Client eines Drittanbieters zurückgegeben. Was dieser Client mit den erhaltenen Daten tut, regeln dessen eigene Datenschutzbestimmungen.
• Sie können jede KI-Verbindung jederzeit über Einstellungen → Integrationen → KI-Assistenten widerrufen. Der Widerruf wirkt sofort und unterbindet jeden weiteren Zugriff (bereits erfasste Audit-Einträge werden dadurch nicht gelöscht).

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Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Funktionalität bereitzustellen und zu verstehen, wie Sie unseren Dienst nutzen. Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen steuern.

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Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]