Alle Funktionen, die Ihre Kanzlei braucht, um die Kontrolle zu behalten. Keine Komplexität, die Ihnen diese Kontrolle wieder nimmt.
Andere Plattformen geben Ihnen 200 Funktionen und 6 Wochen Einrichtung. Workkeeping gibt Ihnen die Funktionen, die zählen — und Sie sind bis Montag einsatzbereit.
Was ist Workkeeping?
Workkeeping ist eine Kanzleimanagement-Software für kleine und mittelgroße Steuerkanzleien. Sie bringt Aufträge, Aufgaben, Fristen, Zeiterfassung, ein Mandantenportal und 8 Dashboards an einem Ort zusammen — pauschal 47 EUR/Monat, unbegrenzte Nutzer, alle Funktionen enthalten, an einem Tag eingerichtet, in 15 Sprachen. Sie ersetzt die Tabellen und E-Mail-Ketten, von deren Komplexität sich 66 % der Buchhalter überfordert fühlen. (Intuit QuickBooks, 2025)
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese Probleme kosten Ihre Kanzlei jede Woche echtes Geld. Workkeeping wurde gebaut, um sie zu lösen.
Abrechenbare Stunden verschwinden
Engagierte Mitarbeiter unterschätzen oft ihren Aufwand. Sie sind im Arbeitsfluss, vergessen die Zeiterfassung, und bis Freitag sind die abrechenbaren Details bereits vergessen. Diese verlorenen Minuten summieren sich monatlich zu Tausenden an entgangenem Umsatz. (QuickBooks, 2024)
über 40 % der Kanzleien verfehlten ihre Umsatzziele (SPI/Kantata, 2025)Arbeit überall verstreut
Auftragsdetails in Tabellen, Fristen in Kalendern, Mandantenanfragen in E-Mails. Nichts verbindet sich. Wenn ein Mandant anruft, versuchen Sie hektisch, das Gesamtbild zusammenzusetzen. Ihr Team wechselt 1.200-mal am Tag zwischen Anwendungen — und allein der Aufgabenwechsel kann bis zu 40 % der produktiven Zeit kosten. (Rubinstein, Meyer & Evans, APA)
Scope Creep frisst Ihre Margen
"Nur noch eine Sache" wird zu drei. Dann fünf. Ohne Nachverfolgung auf Aufgabenebene wird die Mehrarbeit nie abgerechnet und Ihre Gewinnmarge schrumpft leise. 90 % der Kanzleien übernehmen Arbeit außerhalb des Auftrags, die nie abgerechnet wird. 43 % tragen die Kosten vollständig selbst. (Ignition, 2024)
Personal im Blindflug
Sie treffen Personalentscheidungen basierend darauf, wer sich zuletzt beschwert hat, nicht wer Kapazität hat. Ohne Echtzeit-Auslastungsdaten raten Sie — und Ihre besten Leute brennen zuerst aus. 51 % der Fachkräfte im Dienstleistungssektor berichten über Burnout. Die Nachbesetzung kostet 50-200 % des Jahresgehalts. (Grant Thornton, 2024 / Gallup/SHRM)
51 % Burnout-Rate im Dienstleistungssektor9 Merkmale, die Workkeeping unterscheiden
Das sind die Funktionen, die Ihr aktuelles Tool entweder nicht hat oder als kostenpflichtiges Extra anbietet.
Tiefere Analysen als Tools, die das Vierfache kosten
8 Dashboards, die auf Ihre wöchentlichen Entscheidungen zugeschnitten sind — Geschäftsüberblick, finanzielle Performance, Mandantenrentabilität, Teamkapazität, SLA-Tracking und mehr. Technologisch versierte Kanzleien erzielen 39 % mehr Umsatz pro Mitarbeiter. Diese Dashboards zeigen Ihnen den Weg. (CPA Practice Advisor, 2024)
In einem Tag eingerichtet, nicht in einem Quartal
Keine Berater. Keine Schulungen. Keine wochenlangen Rollouts. Wenn Sie eine Tabellenkalkulation bedienen können, können Sie Workkeeping bedienen. Kanzleien mit Workflow-Tools reduzieren die Verwaltungszeit von 35 % auf 15 % des Arbeitstages. Die meisten Teams sind bis Montag einsatzbereit. (LWS Tax & Accounting via Jetpack Workflow)
Verfahren per Stapelverarbeitung ändern, nicht einzeln
Aktualisieren Sie eine Vorlage und übertragen Sie Änderungen sofort auf alle verknüpften Aufträge. Wettbewerber zwingen Sie, die Verfahren jedes Mandanten manuell zu aktualisieren. Durch wiederkehrende Aufträge und Massenoperationen spart allein das jeden Monat Stunden.
Die professionelle Eingangstür Ihrer Mandanten
Mandanten laden Dokumente hoch, verfolgen den Fortschritt, reichen Arbeitsaufträge ein und beantworten Ihre Fragen — alles an der Arbeit, nicht in E-Mails vergraben. 69 % der Buchhalter sagen, die Dokumentensammlung dauere zu lange (Canopy, 2024).
Jede Person nutzt ihre eigene Sprache
Jeder Mitarbeiter und jeder Mandant arbeitet in seiner Muttersprache — unabhängig voneinander. 15 Sprachen und es werden mehr. Ihr rumänisches Personal, Ihr italienischer Mandant und Ihre englischsprachigen Berichte funktionieren gleichzeitig.
Ihre Mitarbeiter sehen nur, was sie brauchen
Eine minimalistische Oberfläche für Ihr Team — anklicken, erledigt. Admins erhalten den vollständigen Überblick. Niemand wird überfordert, jeder weiß genau, was als Nächstes zu tun ist. 66 % der Buchhalter fühlen sich von der technologischen Komplexität überfordert (Intuit QuickBooks, 2025). Bei 51 % Burnout-Rate im Dienstleistungssektor ist ein einfacheres Tool kein Luxus. Es ist Mitarbeiterbindung. (Grant Thornton, 2024)
Verlässliche, klassische Mathematik. Keine KI.
Die Zahlen Ihrer Kanzlei sind zu wichtig für probabilistische Vermutungen. Workkeeping verwendet deterministische Berechnungen — dieselbe Mathematik, der Ihre Buchhalter vertrauen. Jedes Ergebnis ist nachprüfbar, jede Formel ist transparent. Genau dort hat KI nichts zu suchen. Wo sie hingehört, ist in Ihren Händen — verbinden Sie den KI-Assistenten, dem Sie bereits vertrauen — Claude, ChatGPT, Cursor — und führen Sie Ihre gesamte Kanzlei im einfachen Gespräch. Keine KI in den Zahlen. Ihre KI über der Arbeit.
Sehen Sie, wer überlastet ist, bevor man es Ihnen sagt
Echtzeit-Kapazitätstabellen zeigen die Arbeitslast jedes Mitarbeiters — überfällig, heute, diese Woche, nächste Woche. Erkennen Sie Engpässe, bevor sie zu Burnout werden. Bei 51 % Burnout-Rate und Nachbesetzungskosten von 50-200 % des Jahresgehalts (Gallup/SHRM) ist Sichtbarkeit keine Funktion. Sie ist eine Versicherung. (Grant Thornton, 2024)
Wächst mit Ihrer Kanzlei. Der Preis nicht.
47 EUR/Monat für Ihr gesamtes Team — weniger als ein einziger Arbeitsplatz anderswo. Fügen Sie Mitarbeiter hinzu, fügen Sie Mandanten hinzu, fügen Sie Aufträge hinzu — der Preis bleibt gleich. Die meisten Wettbewerber berechnen $59-100 pro Benutzer pro Monat. Eine 10-Personen-Kanzlei zahlt anderswo $590-1.000/Monat. Mit Workkeeping sind es immer 47 EUR.
Alle oben genannten Funktionen sind ab dem ersten Tag enthalten. Keine Zusatzmodule. Keine versteckten Gebühren.
Kostenlose Testversion starten 14 Tage kostenlos · Keine Kreditkarte erforderlich · 90-Tage-Geld-zurück-Garantie zum DoppeltenDie professionelle Eingangstür Ihrer Mandanten
Mandanten melden sich an, sehen den Arbeitsstatus, laden Dokumente hoch und beantworten Ihre Fragen. Keine E-Mails. Keine Anrufe.
Das Mandantenportal entdecken →8 Dashboards, null Raterei
Geschäftsüberblick, Teamkapazität, finanzielle Performance, Mandantenrentabilität, SLA-Tracking — jedes Dashboard für eine spezifische Entscheidung gebaut, die Sie jede Woche treffen. Echtzeit-Dashboards verbessern die Entscheidungsgeschwindigkeit um 20 %. (Gartner / Livelytics)
Alle 8 Dashboards ansehen →Erfassen Sie jede abrechenbare Stunde — automatisch
Zeit wird erfasst, während Sie arbeiten. Stundenzettel werden automatisch erstellt. Jede abrechenbare Minute erfasst.
Zeiterfassung im Detail ansehen →Einmal erstellen. Für immer nutzen.
Einmal erstellen. Für immer nutzen. Wiederkehrende Aufträge erstellen sich planmäßig von selbst.
Vorlagen in Aktion sehen →Möchten Sie diese Funktionen mit Ihren eigenen Daten sehen?
Kostenloses Audit starten Dauert 30 Sekunden. Sehen Sie, was Ihre Kanzlei wirklich verliert.Und das ist erst der Anfang
Auftragsverfolgung, Zeiterfassung, Mandantenportal und Vorlagen sind das Fundament. Das bekommt Ihre Kanzlei vom ersten Tag an zusätzlich.
Die Wahrheit Ihrer Kanzlei — in Echtzeit
Datengestützte Kanzleien gewinnen 23x häufiger Neukunden und steigern EBITDA um bis zu 25 %. (McKinsey, 2022)
SLA-Metriken, die sich von selbst messen
Wartezeit, Bearbeitungszeit, Mandanten-Antwortzeit, Gesamtzykluszeit — automatisch bei jedem Auftrag, jeder Aufgabe und jedem Arbeitsauftrag erfasst. Die Pünktlichkeitsrate sank 2024 auf 73,4 %. Wissen Sie genau, wo Verzögerungen entstehen. (Deltek Clarity Report)
Auslastungsprognose
Sehen Sie, wer überlastet ist und wer Kapazität hat — nicht nächste Woche, sondern jetzt. Planen Sie Zuweisungen, bevor sich Fristen anhäufen, nicht danach. Nur 52,7 % der Buchhalter erhalten Werkzeuge zur Arbeitslaststeuerung in der Hauptsaison. (Distinct Recruitment, 2025)
Budget-Tracking
Kostenüberschreitung, Budgetüberschreitung, Überstunden — sofort gemeldet, wenn sie auftreten. Entdecken Sie geplatzte Budgets nicht erst am Monatsende. 25 % der Kanzleien stellen über 3 % der Rechnungen erneut aus, was 5 % mehr Kostenüberschreitungen verursacht. (SPI Research, 2024)
Komplexe Arbeit, einfache Koordination
60 % der Arbeitszeit von Wissensarbeitern geht für Koordination drauf, nicht für die eigentliche Arbeit. Workkeeping reduziert das. (Asana, 2021)
Arbeitsaufträge
Ihre Mandanten reichen Anfragen über ihr Portal ein. Sie akzeptieren, lehnen ab oder beginnen die Arbeit — mit einem vollständigen 7-Schritte-Lebenszyklus vom Entwurf bis zur Lieferung. Keine E-Mail-Anfragen mehr, die untergehen. 81 % der Kunden bevorzugen Self-Service vor dem Kontakt zum Support. (Harvard Business Review)
Kalenderansichten
Sehen Sie jeden Auftrag und Arbeitsauftrag im Kalender — kanzleiweit, pro Mitarbeiter oder pro Mandant. Ziehen Sie Fristen in den Fokus. Erkennen Sie Terminüberschneidungen, bevor sie entstehen.
Fragen & Antworten
Brauchen Sie etwas von einem Mandanten? Erstellen Sie eine Frage, weisen Sie sie zu und verfolgen Sie sie von der Einreichung über die Antwort bis zur Lösung. Jede Frage hat einen SLA-Timer. Nichts bleibt unbeantwortet. Strukturierte Frage-Antwort-Prozesse steigern die Mandanten-Antwortrate um 40 %. (Glasscubes)
Ein Gespräch. Nicht fünfzig E-Mails.
Ihr Team verbringt 28 % der Arbeitswoche mit E-Mails. Das sind über 11 Stunden. Workkeeping bringt Gespräche dorthin, wo die Arbeit stattfindet. (Mailbird, 2025)
48+ Benachrichtigungstypen
Auftrag gestartet, Aufgabe zugewiesen, Frage beantwortet, Frist nähert sich — Ihr Team bekommt die richtige Benachrichtigung zur richtigen Zeit. In-App und per E-Mail-Zusammenfassung. Pro Person konfigurierbar.
Kommentare & Reaktionen
Thread-Kommentare zu jedem Auftrag, jeder Aufgabe, Frage und jedem Arbeitsauftrag. Reagieren Sie mit einem Daumen hoch, statt „danke" zu schreiben. Ihr gesamter Gesprächsverlauf bleibt beim Auftrag, nicht in einem separaten Chat-Tool.
Dokumentenanhänge
Hängen Sie Dateien an Aufträge, Aufgaben, Fragen und Arbeitsaufträge an. Ihre Mandanten laden über ihr Portal hoch. Alles bleibt dort, wo die Arbeit stattfindet — nicht in einem geteilten Laufwerk, das Sie vergessen haben zu ordnen. Die durchschnittliche Fachkraft verbringt 28 % der Arbeitswoche mit E-Mails und weitere 20 % mit der Suche nach Informationen. (McKinsey Global Institute)
Das Betriebshandbuch Ihrer Kanzlei — von Ihnen geschrieben
Strukturieren Sie Ihre Kanzlei so, wie Sie sie führen.
5 Rollentypen
Admin, Manager, Mitarbeiter, Temporär, Finanzanalyst — jede Rolle sieht genau das, was sie braucht, nicht mehr. Ihre Praktikanten sehen keine Abrechnungssätze. Ihre Manager brauchen keinen Admin-Zugang.
Labels & Tags
Farbcodierte Labels auf Aufträgen. Tags auf Mandanten. Filtern, sortieren und gruppieren Sie Ihre Arbeit so, wie Ihr Gehirn sie bereits organisiert.
Multi-Währung
EUR, USD, GBP, RON und mehr. Legen Sie die Währung Ihrer Kanzlei einmal fest. Verfolgen Sie abrechenbare Sätze, Auftragspreise und Kosten in der Währung, in der Ihre Mandanten zahlen.
Kennen Sie Ihr Team, bevor es Ihnen sagen muss
15-22 % jährliche Fluktuation in der Wirtschaftsprüfung — und die Zahl der Prüfungskandidaten im Rechnungswesen ist um über 30 % gesunken. Der Talentpool schrumpft. Jeder Abgang nimmt institutionelles Wissen mit. Sichtbarkeit und Eigenverantwortung sind der Schlüssel, Ihre Mitarbeiter zu halten. (The Resource Company, 2025 / AICPA, 2024)
Mitarbeiterverfügbarkeit
Verfügbar, beschäftigt, abwesend, konzentriert — sehen Sie den Status Ihres Teams auf einen Blick. Weisen Sie Arbeit Personen zu, die sie übernehmen können. Über 300.000 Buchhalter haben den Beruf seit 2020 verlassen. Die, die bleiben, verdienen Werkzeuge, die ihre Zeit respektieren. (Ramp, 2024)
Automatische Stundenzettel
Zeiteinträge werden automatisch zu täglichen Stundenzetteln zusammengefasst. Pro Mitarbeiter, pro Mandant, herunterladbar. Bitten Sie Ihr Team nicht mehr, einen separaten Stundenzettel auszufüllen.
Arbeitslastverteilung
Sehen Sie, wer zu viel trägt und wer Spielraum hat — aufgeschlüsselt nach Tag. Gleichen Sie Arbeitslasten vor dem Burnout aus, nicht danach. 48,1 % der Wirtschaftsprüfer arbeiten in der Hauptsaison 51-60 Stunden pro Woche. (Distinct Recruitment, 2025)
Zeit für Verwaltung ist Zeit, die Ihren Mandanten gestohlen wird
60 % der Zeit Ihres Teams geht für Koordination drauf, die in keiner Tabelle sichtbar ist. 90 % der Kanzleien übernehmen Arbeit außerhalb des Auftrags, die nie abgerechnet wird — 43 % tragen die Kosten vollständig selbst. (Ignition, 2024) Kanzleien verlieren 4,3 % des Jahresumsatzes durch Verluste. Jede Woche ohne Echtzeit-Kapazitätsdaten treffen Sie Personalentscheidungen im Blindflug. Das sind keine Prognosen — das sind Branchenkennzahlen. (Asana, 2021 / Ignition, 2024 / ERP Software Blog, 2025)
Was wir nicht tun
Jeder Wettbewerber spricht über KI. Wir konzentrieren uns darauf, warum über 40 % der Kanzleien ihre Umsatzziele noch immer verfehlen. Wir lösen zuerst die Grundlagen.
Wenn Ihre Fristen, Zeiteinträge und Mandantenarbeit organisiert sind, wird KI nützlich. Bis dahin ist sie eine Ablenkung.
Häufige Fragen zu den Funktionen von Workkeeping
Bereit, die Zahlen zu sehen?
Sehen Sie, was 2,5 eingesparte Stunden pro Mitarbeiter pro Woche für Ihre Kanzlei bedeuten.
Berechnen Sie Ihre Ersparnis 30-Sekunden-Rechner. Keine Anmeldung nötig.