Nutzungsbedingungen

Zuletzt aktualisiert: März 2026

1. Annahme der Bedingungen

Durch den Zugriff auf oder die Nutzung der Workkeeping-Plattform („Dienst") erklären Sie sich mit diesen Nutzungsbedingungen („Bedingungen") einverstanden. Wenn Sie diese Bedingungen im Namen eines Unternehmens, einer Kanzlei oder einer anderen juristischen Person („Kanzlei") akzeptieren, versichern und gewährleisten Sie, dass Sie die Befugnis haben, diese juristische Person zu binden. Wenn Sie diesen Bedingungen nicht zustimmen, nutzen Sie den Dienst nicht.

Diese Bedingungen wurden ursprünglich in englischer Sprache verfasst. Obwohl wir zu Ihrer Bequemlichkeit übersetzte Fassungen zur Verfügung stellen können, ist die englischsprachige Fassung die maßgebliche und rechtsverbindliche Version. Im Falle von Widersprüchen oder Unstimmigkeiten zwischen der englischen Fassung und einer übersetzten Fassung hat die englische Fassung Vorrang.

2. Definitionen

Die folgenden Begriffe haben in dieser Vereinbarung eine besondere Bedeutung:

„Dienst" bezeichnet die Workkeeping-Webanwendung, einschließlich aller Funktionen, Werkzeuge und Aktualisierungen, die über workkeeping.com bereitgestellt werden.
„Kanzlei" bezeichnet die juristische Person (Buchhaltungskanzlei, Buchführungspraxis oder ähnliche Organisation), die den Dienst abonniert.
„Mitarbeiter" bezeichnet einen internen Benutzer, der von der Kanzlei zur Nutzung des Dienstes eingeladen wird, einschließlich Administratoren, Managern und Sachbearbeitern.
„Kollaborateur" bezeichnet einen externen Benutzer (in der Regel einen Mandanten der Kanzlei), dem über das Mandantenportal ein eingeschränkter Zugang zum Dienst gewährt wird.
„Kanzleidaten" bezeichnet alle Daten, die von der Kanzlei und ihren Mitarbeitern und Kollaborateuren innerhalb des Dienstes eingegeben, hochgeladen oder erzeugt werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Mandantenakten, Auftragsdetails, Aufgabeninformationen, Zeiterfassungen, Dokumente und Kommentare.

3. Dienstbeschreibung

Workkeeping ist eine cloudbasierte Workflow-Management-Plattform für Buchhaltungskanzleien und professionelle Dienstleistungsorganisationen. Der Dienst ermöglicht Kanzleien die Verwaltung von Mandanten, Aufträgen, Aufgaben, Zeiterfassung, Dokumentenspeicherung, Vorlagen für wiederkehrende Arbeiten, Teamauslastung und Mandantenzusammenarbeit über ein eigenes Portal. Der Dienst wird auf Abonnementbasis angeboten und ist über unterstützte Webbrowser zugänglich.

4. Kontoregistrierung und Sicherheit

Um den Dienst nutzen zu können, müssen Sie ein Konto erstellen und genaue, vollständige und aktuelle Informationen angeben. Sie sind verantwortlich für:

Die Geheimhaltung Ihrer Zugangsdaten und deren Nichtfreigabe an unbefugte Personen.
Alle Aktivitäten, die unter Ihrem Konto stattfinden, unabhängig davon, ob sie von Ihnen autorisiert wurden oder nicht.
Die unverzügliche Benachrichtigung an [email protected], wenn Sie von einer unbefugten Nutzung Ihres Kontos oder einer anderen Sicherheitsverletzung Kenntnis erlangen.
Die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter und Kollaborateure, die in Ihre Kanzlei eingeladen werden, diese Bedingungen einhalten.

Workkeeping behält sich das Recht vor, Konten, die falsche Angaben enthalten oder gegen diese Bedingungen verstoßen, zu sperren oder zu kündigen.

5. Abonnement und Zahlung

Der Dienst wird über ein kostenpflichtiges Monatsabonnement angeboten. Mit dem Abschluss eines Abonnements erklären Sie sich mit Folgendem einverstanden:

Die Abonnementgebühren werden monatlich im Voraus berechnet und über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt.
Alle Gebühren werden in der zum Zeitpunkt des Kaufs angezeigten Währung angegeben und sind nicht erstattungsfähig, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder in unserer Erstattungsrichtlinie ausdrücklich festgelegt.
Sie ermächtigen uns, Ihre angegebene Zahlungsmethode mit allen anfallenden Gebühren zu belasten. Bei fehlgeschlagener Zahlung können wir den Zugang zum Dienst aussetzen, bis die Zahlung eingegangen ist.
Wir können die Abonnementpreise mit einer Frist von mindestens 30 Tagen ändern. Preisänderungen treten zu Beginn Ihres nächsten Abrechnungszyklus in Kraft.
Sie sind für alle anfallenden Steuern im Zusammenhang mit Ihrem Abonnement verantwortlich, mit Ausnahme von Steuern auf das Einkommen von Workkeeping.
Faire Nutzung: Das Abonnement ist für die Nutzung durch eine einzelne Kanzlei vorgesehen, die in einem für kleine bis mittelgroße Buchhaltungs- und Buchführungspraxen typischen Umfang arbeitet. Eine Nutzung, die übliche Muster erheblich übersteigt — wie eine außergewöhnlich große Anzahl von Mitarbeitern, Mandanten oder Datenvolumen im Verhältnis zu dem, was das Preismodell abdecken soll — kann als außerhalb des Rahmens der fairen Nutzung liegend betrachtet werden. In solchen Fällen behalten wir uns das Recht vor, Sie zu kontaktieren, um eine geeignete Vereinbarung zu treffen, oder, falls keine Einigung erzielt wird, den Zugang mit einer Frist von 30 Tagen einzuschränken oder zu beenden.

6. Kostenlose Testphase

Wir können neuen Kanzleien eine kostenlose Testphase anbieten. Während der Testphase haben Sie vollen Zugang zum Dienst. Nach Ablauf der Testphase beginnt Ihr Abonnement und es werden Gebühren erhoben, sofern Sie nicht vor Ende der Testphase kündigen. Wir behalten uns das Recht vor, Testangebote jederzeit zu ändern oder einzustellen.

7. Garantie- und Erstattungsrichtlinie

Wir bieten zwei Garantiestufen, um Ihr Vertrauen in Workkeeping sicherzustellen. Alle Garantien gelten ausschließlich für monatliche Abonnementzahlungen.

30-Tage bedingungslose Erstattung

Innerhalb der ersten 30 Tage Ihres kostenpflichtigen Abonnements (nach der 14-tägigen kostenlosen Testphase) können Sie aus beliebigem Grund eine vollständige Erstattung beantragen. Keine Bedingungen, keine Fragen. Erstattungen werden innerhalb von 5 Werktagen bearbeitet.

90-Tage bedingte Doppelt-Geld-zurück-Garantie

Wenn Sie Workkeeping 90 aufeinanderfolgende Tage vollständig genutzt haben und keine signifikante Zeitersparnis bei Verwaltungsarbeiten festgestellt haben, erstatten wir das Doppelte der in diesem Zeitraum geleisteten Abonnementzahlungen.

Bedingungen für die Doppelt-Geld-zurück-Garantie

Mindestens 3 aktive Teammitglieder eingeladen und das System nutzend
Mindestens 5 aktive Mandanten im System angelegt
Mindestens 20 Aufträge über das System erstellt und verwaltet
Mindestens 100 Zeiterfassungen von Ihrem Team erfasst
Workkeeping als primäres Kanzleiverwaltungstool 90 aufeinanderfolgende Tage genutzt

Die maximale Erstattung im Rahmen der Doppelt-Geld-zurück-Garantie beträgt 282 € (3 Monate × 47 € × 2). Diese Garantie gilt ausschließlich für monatliche Abonnementzahlungen.

Anträge werden innerhalb von 10 Werktagen geprüft. Wir überprüfen die Systemnutzungsdaten, um die Erfüllung der oben genannten Bedingungen zu bestätigen.

Ausschlüsse

Konten, die bereits eine Rückbuchung bei ihrem Zahlungsanbieter eingereicht haben
Mehrere Konten, die von derselben Person oder Kanzlei erstellt wurden
Konten, die ausschließlich zum Zweck der Inanspruchnahme der Garantie erstellt wurden

Für Abonnenten in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum: Ihr gesetzliches 14-tägiges Widerrufsrecht gemäß der EU-Verbraucherrechterichtlinie (2011/83/EU) wird durch diese Garantie nicht berührt. Unsere 30-tägige bedingungslose Garantie geht über Ihre gesetzlichen Rechte hinaus.

Workkeeping bietet ausschließlich monatliche Abrechnung an. Eine jährliche Abrechnungsoption ist nicht verfügbar. Alle Garantiebedingungen beziehen sich auf monatliche Abonnementzahlungen.

8. Dateneigentum

Sie behalten alle Rechte, Eigentumsrechte und Ansprüche an Ihren Kanzleidaten. Workkeeping erhebt keinen Eigentumsanspruch auf Daten, die Sie an den Dienst übermitteln. Durch die Nutzung des Dienstes gewähren Sie Workkeeping eine eingeschränkte, nicht-exklusive Lizenz zur Nutzung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer Kanzleidaten ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes. Im Einzelnen:

Ihre Kanzleidaten bleiben Ihr Eigentum. Sie können Ihre Daten jederzeit über die im Dienst verfügbaren Exportfunktionen exportieren.
Wir werden Ihre Kanzleidaten nicht verkaufen, weitergeben oder für Werbung oder andere Zwecke verwenden, die nicht mit der Bereitstellung des Dienstes zusammenhängen.
Nach Kündigung Ihres Kontos werden Ihre Kanzleidaten für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt (siehe Abschnitt 16) und anschließend dauerhaft gelöscht.
Sie sind allein verantwortlich für die Richtigkeit, Qualität und Rechtmäßigkeit Ihrer Kanzleidaten sowie für die Art und Weise, wie Sie diese erhoben haben.

9. Geistiges Eigentum

Der Dienst, einschließlich seines Designs, Codes, seiner Funktionen, Dokumentation, Markenbildung und aller damit verbundenen geistigen Eigentumsrechte, ist Eigentum von Workkeeping und durch die geltenden Gesetze zum Schutz des geistigen Eigentums geschützt. Diese Bedingungen gewähren Ihnen keine Rechte zur Nutzung der Marken, Logos oder des Brandings von Workkeeping. Sie dürfen keinen Teil des Dienstes kopieren, ändern, verbreiten, verkaufen oder vermieten und den Quellcode des Dienstes weder zurückentwickeln noch versuchen, diesen zu extrahieren.

10. Vertraulichkeit

Wir verstehen, dass Buchhaltungskanzleien sensible finanzielle und persönliche Daten im Auftrag ihrer Mandanten verarbeiten. Workkeeping ist dem Schutz der Vertraulichkeit Ihrer Kanzleidaten verpflichtet:

Alle Kanzleidaten werden in einer mandantenfähigen Architektur mit strikter logischer Trennung zwischen den Kanzleien gespeichert. Keine Kanzlei kann auf die Daten einer anderen Kanzlei zugreifen.
Der Zugriff auf Kanzleidaten innerhalb des Dienstes wird durch rollenbasierte Berechtigungen (Administrator, Manager, Mitarbeiter und temporäre Rollen) gesteuert, die Sie konfigurieren.
Kollaborateure (Ihre Mandanten) können nur auf Daten zugreifen, die Sie ihnen ausdrücklich über das Mandantenportal freigegeben haben.
Workkeeping-Mitarbeiter dürfen nur dann auf Kanzleidaten zugreifen, wenn dies zur Erbringung des von Ihnen angeforderten Supports, zur Behebung technischer Probleme oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

11. Datenschutz und Privatsphäre

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit anwendbar. Unsere Datenschutzpraktiken umfassen:

Personenbezogene Daten werden zum berechtigten Zweck der Bereitstellung des Dienstes und wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben verarbeitet.
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit über die Kontoeinstellungen beantragen (Antrag auf Datenlöschung). Wir werden solche Anträge gemäß den geltenden Rechtsvorschriften bearbeiten.
Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
Ausführliche Informationen darüber, wie wir Ihre Daten erheben, verwenden und schützen, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Datenschutzerklärung

12. Zulässige Nutzung

Sie verpflichten sich, den Dienst nur für rechtmäßige Zwecke und in Übereinstimmung mit diesen Bedingungen zu nutzen. Sie verpflichten sich, Folgendes zu unterlassen:

Den Dienst für Zwecke zu nutzen, die rechtswidrig sind oder durch diese Bedingungen untersagt werden.
Inhalte hochzuladen oder zu übertragen, die schädlich, bedrohlich, beleidigend, verleumderisch oder anderweitig anstößig sind.
Unbefugten Zugang zu Teilen des Dienstes, anderen Konten oder mit dem Dienst verbundenen Systemen zu erlangen.
Den Dienst zur Speicherung oder Übertragung von Schadcode, Viren oder anderer schädlicher Technologie zu verwenden.
Automatisierte Werkzeuge (Bots, Scraper, Crawler) ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung für den Zugriff auf den Dienst einzusetzen.
Den Dienst ohne unsere Genehmigung weiterzuverkaufen, unterzulizenzieren oder Dritten zur Verfügung zu stellen.

Wir behalten uns das Recht vor, gegen Personen, die gegen diese Bestimmungen verstoßen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, einschließlich der Aussetzung oder Beendigung des Zugangs zum Dienst.

13. Dienstverfügbarkeit und Support

Wir sind bestrebt, eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes aufrechtzuerhalten, garantieren jedoch keinen ununterbrochenen oder fehlerfreien Zugang. Im Einzelnen:

Wir können planmäßige Wartungsarbeiten durchführen, die die Verfügbarkeit vorübergehend beeinträchtigen. Soweit möglich, werden wir vorab über geplante Wartungsarbeiten informieren.
Wir haften nicht für Ausfallzeiten oder Dienstunterbrechungen, die durch Umstände außerhalb unserer zumutbaren Kontrolle verursacht werden, einschließlich Internetausfällen, Hardwarefehlern oder Ereignissen höherer Gewalt.
Technischer Support ist per E-Mail an [email protected] während der Geschäftszeiten verfügbar. Die Reaktionszeiten können je nach Komplexität des Problems und aktuellem Supportaufkommen variieren.

14. Dienste Dritter

Der Dienst kann mit Diensten Dritter integriert sein oder auf diese angewiesen sein (wie z. B. Stripe für die Zahlungsabwicklung und Cloud-Hosting-Anbieter für die Infrastruktur). Ihre Nutzung solcher Drittanbieterdienste unterliegt deren jeweiligen Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien. Workkeeping ist nicht verantwortlich für die Verfügbarkeit, Richtigkeit oder Praktiken von Drittanbieterdiensten.

15. Kündigung

Jede Partei kann diese Vereinbarung kündigen:

Sie können Ihr Abonnement jederzeit über Ihre Kontoeinstellungen kündigen. Die Kündigung wird zum Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam, und Sie behalten bis zu diesem Datum Zugang.
Wir können Ihren Zugang zum Dienst sofort aussetzen oder beenden, wenn Sie: (a) gegen diese Bedingungen verstoßen, (b) fällige Gebühren nach angemessener Mahnung nicht zahlen, (c) Aktivitäten ausüben, die die Sicherheit oder Integrität des Dienstes gefährden, oder (d) wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Wir können den Dienst insgesamt mit einer Frist von mindestens 90 Tagen einstellen.

16. Wirkung der Kündigung

Nach Kündigung Ihres Kontos:

Ihr Recht auf Zugang zum Dienst erlischt sofort (oder zum Ende Ihres Abrechnungszeitraums bei freiwilliger Kündigung).
Ihre Kanzleidaten werden nach der Kündigung 30 Tage lang aufbewahrt, damit Sie Ihre Daten exportieren können. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten dauerhaft und unwiderruflich aus unseren Systemen gelöscht.
Wir können anonymisierte, aggregierte Daten, die nicht zur Identifizierung Ihrer Person oder Ihrer Mandanten verwendet werden können, zu Analyse- und Dienstverbesserungszwecken aufbewahren.
Bestimmungen dieser Bedingungen, die ihrer Natur nach über die Kündigung hinaus fortgelten sollten (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Dateneigentum, Vertraulichkeit, Haftungsbeschränkung und Freistellung), gelten weiterhin.

17. Haftungsbeschränkung

Im gesetzlich zulässigen Höchstmaß:

Workkeeping haftet nicht für mittelbare, zufällige, besondere Schäden, Folgeschäden oder Strafschadensersatz, einschließlich, aber nicht beschränkt auf entgangenen Gewinn, Datenverlust, entgangene Geschäftsmöglichkeiten oder Verlust des Geschäftswertes, die sich aus Ihrer Nutzung oder Unmöglichkeit der Nutzung des Dienstes ergeben.
Unsere gesamte Haftung für alle Ansprüche, die sich aus diesen Bedingungen oder dem Dienst ergeben oder damit zusammenhängen, ist auf die Gesamtsumme der Gebühren beschränkt, die Sie in den zwölf (12) Monaten unmittelbar vor dem haftungsbegründenden Ereignis an Workkeeping gezahlt haben.
Diese Beschränkungen gelten unabhängig von der Haftungsgrundlage (Vertrag, unerlaubte Handlung, Gefährdungshaftung oder sonstige) und selbst dann, wenn Workkeeping auf die Möglichkeit solcher Schäden hingewiesen wurde.

Einige Rechtsordnungen gestatten den Ausschluss oder die Beschränkung bestimmter Schäden nicht. In solchen Rechtsordnungen ist unsere Haftung auf das gesetzlich zulässige Höchstmaß beschränkt.

18. Freistellung

Sie verpflichten sich, Workkeeping und seine leitenden Angestellten, Geschäftsführer, Mitarbeiter und Beauftragten von allen Ansprüchen, Verbindlichkeiten, Schäden, Verlusten und Kosten (einschließlich angemessener Anwaltskosten) freizustellen, die sich aus Ihrer Nutzung des Dienstes, Ihrem Verstoß gegen diese Bedingungen, Ihren Kanzleidaten oder Ihrer Verletzung der Rechte Dritter ergeben oder damit zusammenhängen.

19. Anwendbares Recht

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht Rumäniens und sind in Übereinstimmung damit auszulegen, ohne Berücksichtigung der Kollisionsnormen. Sie erklären sich mit der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte in Iași, Rumänien, für die Beilegung aller Streitigkeiten einverstanden, die sich aus diesen Bedingungen oder dem Dienst ergeben oder damit zusammenhängen.

20. Streitbeilegung

Bevor eine Partei eine Klage einreicht, verpflichten sich beide Parteien, Streitigkeiten zunächst informell beizulegen. Wenn Sie ein Anliegen oder eine Streitigkeit haben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]. Wir werden versuchen, die Angelegenheit innerhalb von 30 Tagen zu klären. Kann die Streitigkeit nicht informell beigelegt werden, kann jede Partei förmliche Rechtsbehelfe gemäß Abschnitt 19 einlegen.

21. Änderungen der Bedingungen

Wir können diese Bedingungen von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologie, rechtlichen Anforderungen oder andere betriebliche Gründe widerzuspiegeln. Bei Änderungen:

Werden wir die überarbeiteten Bedingungen auf dieser Seite mit einem aktualisierten Datum „Zuletzt aktualisiert" veröffentlichen.
Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder durch eine In-App-Benachrichtigung informieren, bevor die Änderungen in Kraft treten.
Ihre fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach dem Inkrafttreten der überarbeiteten Bedingungen gilt als Ihre Zustimmung zu den Änderungen.
Wenn Sie mit den überarbeiteten Bedingungen nicht einverstanden sind, können Sie Ihr Abonnement kündigen, bevor die Änderungen in Kraft treten.

22. Allgemeine Bestimmungen

Die folgenden allgemeinen Bestimmungen gelten für diese Bedingungen:

Gesamte Vereinbarung: Diese Bedingungen bilden zusammen mit unserer Datenschutzerklärung und einer etwaigen Abonnementvereinbarung die gesamte Vereinbarung zwischen Ihnen und Workkeeping in Bezug auf den Dienst.
Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen für ungültig oder nicht durchsetzbar befunden werden, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang wirksam.
Verzicht: Unser Versäumnis, eine Bestimmung dieser Bedingungen durchzusetzen, stellt keinen Verzicht auf diese oder eine andere Bestimmung dar.
Abtretung: Sie dürfen Ihre Rechte aus diesen Bedingungen ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung nicht abtreten oder übertragen. Workkeeping kann seine Rechte und Pflichten ohne Einschränkung abtreten.
Höhere Gewalt: Keine Partei haftet für Nichterfüllung oder Verzögerung aufgrund von Umständen außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle, einschließlich Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorismus, Unruhen, staatliche Maßnahmen, Internetausfälle oder Infrastrukturausfälle.

23. Kontakt

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Anfragen zu diesen Nutzungsbedingungen haben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]