Servicevoorwaarden

Laatst bijgewerkt: maart 2026

1. Aanvaarding van de voorwaarden

Door het Workkeeping-platform ("Dienst") te openen of te gebruiken, ga je ermee akkoord gebonden te zijn aan deze Servicevoorwaarden ("Voorwaarden"). Als je deze Voorwaarden aanvaardt namens een bedrijf, kantoor of andere rechtspersoon ("Kantoor"), verklaar en garandeer je dat je bevoegd bent om die entiteit te binden. Als je niet akkoord gaat met deze Voorwaarden, gebruik de Dienst dan niet.

Deze Voorwaarden zijn oorspronkelijk in het Engels opgesteld. Hoewel wij voor jouw gemak vertaalde versies kunnen aanbieden, is de Engelstalige versie de gezaghebbende en juridisch bindende versie. In geval van tegenstrijdigheid of inconsistentie tussen de Engelse versie en een vertaalde versie prevaleert de Engelse versie.

2. Definities

De volgende termen hebben in deze overeenkomst een specifieke betekenis:

"Dienst" verwijst naar de webapplicatie van Workkeeping, inclusief alle functies, tools en updates die via workkeeping.com worden aangeboden.
"Kantoor" verwijst naar de rechtspersoon (accountantskantoor, boekhoudkantoor of vergelijkbare organisatie) die zich op de Dienst abonneert.
"Medewerker" verwijst naar een interne gebruiker die door het Kantoor is uitgenodigd om de Dienst te gebruiken, waaronder beheerders, managers en medewerkers.
"Samenwerker" verwijst naar een externe gebruiker (doorgaans een klant van het Kantoor) die beperkte toegang tot de Dienst krijgt via het klantportaal.
"Kantoorgegevens" verwijst naar alle gegevens die door het Kantoor en zijn Medewerkers en Samenwerkers binnen de Dienst worden ingevoerd, geüpload of gegenereerd, waaronder maar niet beperkt tot klantgegevens, opdrachtdetails, taakinformatie, tijdregistraties, documenten en opmerkingen.

3. Beschrijving van de Dienst

Workkeeping is een cloudgebaseerd platform voor werkstroombeheer, ontworpen voor accountantskantoren en professionele dienstverleners. De Dienst stelt Kantoren in staat om klanten, opdrachten, taken, tijdregistratie, documentopslag, sjablonen voor terugkerend werk, teamwerklast en samenwerking met klanten te beheren via een speciaal portaal. De Dienst wordt op abonnementsbasis aangeboden en is toegankelijk via ondersteunde webbrowsers.

4. Accountregistratie en beveiliging

Om de Dienst te gebruiken, moet je een account aanmaken en accurate, volledige en actuele informatie verstrekken. Je bent verantwoordelijk voor:

Het vertrouwelijk houden van je accountgegevens en deze niet te delen met onbevoegde personen.
Alle activiteiten die onder je account plaatsvinden, ongeacht of je deze hebt geautoriseerd.
Ons onmiddellijk op de hoogte stellen via [email protected] als je onbevoegd gebruik van je account of een andere inbreuk op de beveiliging ontdekt.
Ervoor zorgen dat alle Medewerkers en Samenwerkers die voor je Kantoor worden uitgenodigd deze Voorwaarden naleven.

Workkeeping behoudt zich het recht voor om accounts die valse informatie verstrekken of deze Voorwaarden schenden op te schorten of te beëindigen.

5. Abonnement en betaling

De Dienst wordt aangeboden via een betaald maandabonnement. Door je te abonneren, ga je akkoord met het volgende:

Abonnementskosten worden maandelijks vooraf gefactureerd en worden in rekening gebracht via onze betalingsverwerker, Stripe.
Alle bedragen worden vermeld in de valuta die op het moment van aankoop wordt getoond en zijn niet-restitueerbaar, behalve waar de toepasselijke wetgeving dit vereist of zoals uitdrukkelijk vermeld in ons terugbetalingsbeleid.
Je machtigt ons om alle toepasselijke kosten van je aangewezen betaalmethode af te schrijven. Als een betaling mislukt, kunnen wij de toegang tot de Dienst opschorten totdat de betaling is ontvangen.
Wij kunnen de abonnementsprijs wijzigen met ten minste 30 dagen voorafgaande kennisgeving. Prijswijzigingen gaan in aan het begin van je volgende factureringscyclus.
Je bent verantwoordelijk voor alle toepasselijke belastingen die verband houden met je abonnement, met uitzondering van belastingen op de inkomsten van Workkeeping.
Redelijk gebruik: Het abonnement is bedoeld voor gebruik door één Kantoor dat opereert op een schaal die kenmerkend is voor kleine tot middelgrote accountants- en boekhoudkantoren. Gebruik dat de redelijke patronen aanzienlijk overschrijdt — zoals een uitzonderlijk groot aantal medewerkers, klanten of gegevensvolume ten opzichte van waar het prijsmodel op is afgestemd — kan worden beschouwd als buiten de reikwijdte van redelijk gebruik. In dergelijke gevallen behouden wij ons het recht voor om contact met je op te nemen om een passende regeling te bespreken of, als er geen overeenstemming wordt bereikt, de toegang te beperken of te beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen.

6. Gratis proefperiode

Wij kunnen een gratis proefperiode aanbieden voor nieuwe Kantoren. Tijdens de proefperiode heb je volledige toegang tot de Dienst. Aan het einde van de proefperiode gaat je abonnement in en worden er kosten in rekening gebracht, tenzij je opzegt voordat de proefperiode afloopt. Wij behouden ons het recht voor om proefaanbiedingen op elk moment te wijzigen of stop te zetten.

7. Garantie- en terugbetalingsbeleid

Wij bieden twee niveaus van garantie om je vertrouwen in Workkeeping te versterken. Alle garanties gelden uitsluitend voor maandelijkse abonnementsbetalingen.

Onvoorwaardelijke terugbetaling binnen 30 dagen

Binnen de eerste 30 dagen van je betaalde abonnement (na de gratis proefperiode van 14 dagen) kun je om welke reden dan ook een volledige terugbetaling aanvragen. Geen voorwaarden, geen vragen. Terugbetalingen worden binnen 5 werkdagen verwerkt.

Voorwaardelijke dubbele-geld-terug-garantie van 90 dagen

Als je Workkeeping 90 dagen achtereen volledig hebt gebruikt en geen aanzienlijke tijdsbesparing op administratief werk hebt ervaren, betalen wij het dubbele terug van de abonnementsbetalingen die je in die periode hebt gedaan.

Voorwaarden voor de dubbele-geld-terug-garantie

Ten minste 3 actieve teamleden uitgenodigd en actief in het systeem
Ten minste 5 actieve klanten toegevoegd aan het systeem
Ten minste 20 opdrachten aangemaakt en beheerd via het systeem
Ten minste 100 tijdregistraties vastgelegd door je team
Workkeeping 90 dagen achtereen gebruikt als je belangrijkste tool voor kantoorbeheer

De maximale terugbetaling onder de dubbele-geld-terug-garantie bedraagt € 282 (3 maanden × € 47 × 2). Deze garantie geldt uitsluitend voor maandelijkse abonnementsbetalingen.

Claims worden binnen 10 werkdagen geverifieerd. Wij bekijken de gebruiksgegevens van het systeem om te bevestigen dat aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan.

Uitsluitingen

Accounts die al een terugboeking (chargeback) bij hun betalingsprovider hebben aangevraagd
Meerdere accounts die door dezelfde persoon of hetzelfde kantoor zijn aangemaakt
Accounts die uitsluitend zijn aangemaakt om aanspraak te maken op de garantie

Voor abonnees in de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte: jouw wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen op grond van de EU-richtlijn consumentenrechten (2011/83/EU) wordt niet aangetast door deze garantie. Onze onvoorwaardelijke garantie van 30 dagen gaat verder dan je wettelijke rechten.

Workkeeping biedt uitsluitend maandelijkse facturering. Er is geen jaarlijkse factureringsoptie beschikbaar. Alle garantievoorwaarden verwijzen naar maandelijkse abonnementsbetalingen.

8. Eigendom van gegevens

Je behoudt alle rechten op en aanspraken en belangen in je Kantoorgegevens. Workkeeping claimt geen eigendom van gegevens die je aan de Dienst verstrekt. Door de Dienst te gebruiken, verleen je Workkeeping een beperkte, niet-exclusieve licentie om je Kantoorgegevens te gebruiken, te verwerken en op te slaan, uitsluitend met het doel de Dienst te leveren en te verbeteren. In het bijzonder:

Je Kantoorgegevens blijven van jou. Je kunt je gegevens op elk moment exporteren met de exportfuncties die binnen de Dienst beschikbaar zijn.
Wij zullen je Kantoorgegevens niet verkopen, delen of gebruiken voor advertenties of enig doel dat geen verband houdt met het leveren van de Dienst.
Na beëindiging van je account worden je Kantoorgegevens gedurende een beperkte periode bewaard (zie artikel 16) en daarna permanent verwijderd.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid, kwaliteit en rechtmatigheid van je Kantoorgegevens en de wijze waarop je deze hebt verkregen.

9. Intellectuele eigendom

De Dienst, waaronder het ontwerp, de code, de functies, de documentatie, de branding en alle bijbehorende intellectuele eigendom, is eigendom van Workkeeping en wordt beschermd door de toepasselijke wetgeving inzake intellectuele eigendom. Deze Voorwaarden verlenen je geen rechten om de handelsmerken, logo's of branding van Workkeeping te gebruiken. Je mag geen enkel deel van de Dienst kopiëren, wijzigen, verspreiden, verkopen of verhuren, noch mag je de broncode van de Dienst reverse-engineeren of proberen te achterhalen.

10. Vertrouwelijkheid

Wij begrijpen dat accountantskantoren gevoelige financiële en persoonlijke gegevens namens hun klanten verwerken. Workkeeping zet zich in om de vertrouwelijkheid van je Kantoorgegevens te waarborgen:

Alle Kantoorgegevens worden opgeslagen in een multi-tenant-architectuur met strikte logische scheiding tussen Kantoren. Geen enkel Kantoor kan de gegevens van een ander Kantoor inzien.
De toegang tot Kantoorgegevens binnen de Dienst wordt geregeld door rolgebaseerde rechten (rollen van beheerder, manager, medewerker en tijdelijk) die je zelf instelt.
Samenwerkers (jouw klanten) hebben alleen toegang tot gegevens die je expliciet met hen deelt via het klantportaal.
Medewerkers van Workkeeping hebben alleen toegang tot Kantoorgegevens wanneer dat nodig is om door jou gevraagde ondersteuning te bieden, technische problemen op te lossen of te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

11. Gegevensbescherming en privacy

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waar van toepassing. Onze werkwijze rond gegevensbescherming omvat:

Persoonsgegevens worden verwerkt voor het gerechtvaardigde doel van het leveren van de Dienst en zoals beschreven in ons Privacybeleid.
Je kunt op elk moment via de accountinstellingen verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens (verzoek tot gegevenswissing). Wij verwerken dergelijke verzoeken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.
Voor volledige informatie over hoe wij je gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen, verwijzen wij je naar ons Privacybeleid. Privacybeleid

12. Acceptabel gebruik

Je gaat ermee akkoord de Dienst alleen voor rechtmatige doeleinden en in overeenstemming met deze Voorwaarden te gebruiken. Je gaat ermee akkoord om niet:

De Dienst te gebruiken voor doeleinden die onwettig zijn of door deze Voorwaarden verboden worden.
Content te uploaden of te verzenden die schadelijk, bedreigend, beledigend, lasterlijk of anderszins aanstootgevend is.
Ongeautoriseerde toegang te proberen te krijgen tot enig deel van de Dienst, andere accounts of systemen die met de Dienst verbonden zijn.
De Dienst te gebruiken om schadelijke code, virussen of andere schadelijke technologie op te slaan of te verzenden.
Geautomatiseerde tools (bots, scrapers, crawlers) te gebruiken om toegang te krijgen tot de Dienst zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
De Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of aan derden te verstrekken zonder onze toestemming.

Wij behouden ons het recht voor om iedereen die deze bepalingen schendt te onderzoeken en passende maatregelen te nemen, waaronder het opschorten of beëindigen van de toegang tot de Dienst.

13. Beschikbaarheid en ondersteuning van de Dienst

Wij streven naar een hoge beschikbaarheid van de Dienst, maar wij garanderen geen ononderbroken of foutloze toegang. In het bijzonder:

Wij kunnen gepland onderhoud uitvoeren dat de beschikbaarheid tijdelijk beïnvloedt. Waar mogelijk kondigen wij gepland onderhoud vooraf aan.
Wij zijn niet aansprakelijk voor downtime of serviceonderbrekingen die worden veroorzaakt door omstandigheden waarop wij redelijkerwijs geen invloed hebben, waaronder internetstoringen, hardwarestoringen of overmacht.
Technische ondersteuning is tijdens kantooruren beschikbaar via e-mail op [email protected]. Reactietijden kunnen variëren afhankelijk van de complexiteit van het probleem en het actuele aantal supportverzoeken.

14. Diensten van derden

De Dienst kan integreren met of afhankelijk zijn van diensten van derden (zoals Stripe voor betalingsverwerking en cloudhostingproviders voor de infrastructuur). Jouw gebruik van dergelijke diensten van derden is onderworpen aan hun respectievelijke voorwaarden en privacybeleid. Workkeeping is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, juistheid of werkwijze van diensten van derden.

15. Beëindiging

Beide partijen kunnen deze overeenkomst beëindigen:

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via je accountinstellingen. De opzegging gaat in aan het einde van je huidige factureringsperiode, en je behoudt tot die datum toegang.
Wij kunnen je toegang tot de Dienst onmiddellijk opschorten of beëindigen als je: (a) deze Voorwaarden schendt, (b) na een redelijke kennisgeving de toepasselijke kosten niet betaalt, (c) activiteiten ontplooit die de beveiliging of integriteit van de Dienst bedreigen, of (d) wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Wij kunnen de Dienst volledig staken met ten minste 90 dagen voorafgaande kennisgeving.

16. Gevolgen van beëindiging

Na beëindiging van je account:

Vervalt je recht op toegang tot de Dienst onmiddellijk (of aan het einde van je factureringsperiode bij vrijwillige opzegging).
Worden je Kantoorgegevens tot 30 dagen na beëindiging bewaard, zodat je je gegevens kunt exporteren. Na deze periode worden je gegevens permanent en onherroepelijk uit onze systemen verwijderd.
Kunnen wij geanonimiseerde, geaggregeerde gegevens bewaren die niet kunnen worden gebruikt om jou of je klanten te identificeren, voor analyse- en verbeteringsdoeleinden.
Blijven de onderdelen van deze Voorwaarden die naar hun aard van kracht dienen te blijven na beëindiging (waaronder maar niet beperkt tot eigendom van gegevens, vertrouwelijkheid, beperking van aansprakelijkheid en vrijwaring) van toepassing.

17. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving:

Workkeeping is niet aansprakelijk voor enige indirecte, incidentele, bijzondere, gevolg- of punitieve schade, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, verlies van gegevens, gemiste zakelijke kansen of reputatieschade, voortvloeiend uit jouw gebruik van of onvermogen om de Dienst te gebruiken.
Onze totale gezamenlijke aansprakelijkheid voor claims die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden of de Dienst is niet hoger dan de totale vergoedingen die je gedurende de twaalf (12) maanden onmiddellijk voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de claim leidde aan Workkeeping hebt betaald.
Deze beperkingen gelden ongeacht de aansprakelijkheidsgrond (contract, onrechtmatige daad, risicoaansprakelijkheid of anderszins) en zelfs als Workkeeping is gewezen op de mogelijkheid van dergelijke schade.

Sommige rechtsgebieden staan de uitsluiting of beperking van bepaalde schade niet toe. In dergelijke rechtsgebieden is onze aansprakelijkheid beperkt tot het maximum dat door de wet is toegestaan.

18. Vrijwaring

Je stemt ermee in Workkeeping en haar functionarissen, bestuurders, medewerkers en agenten te vrijwaren, te verdedigen en schadeloos te stellen tegen alle claims, aansprakelijkheden, schade, verliezen en kosten (inclusief redelijke advocaatkosten) die voortvloeien uit of verband houden met jouw gebruik van de Dienst, jouw schending van deze Voorwaarden, jouw Kantoorgegevens of jouw schending van de rechten van derden.

19. Toepasselijk recht

Op deze Voorwaarden is het recht van Roemenië van toepassing en zij worden dienovereenkomstig uitgelegd, zonder rekening te houden met de bepalingen inzake conflicterend recht. Je stemt ermee in je te onderwerpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken in Iași, Roemenië, voor de beslechting van geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden of de Dienst.

20. Geschillenbeslechting

Voordat een van beide partijen een juridische vordering instelt, komen beide partijen overeen om geschillen informeel te proberen op te lossen. Als je een zorg of geschil hebt, neem dan contact met ons op via [email protected]. Wij zullen proberen de kwestie binnen 30 dagen op te lossen. Als het geschil niet informeel kan worden opgelost, kan elke partij formele juridische stappen ondernemen zoals beschreven in artikel 19.

21. Wijzigingen in de voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken om veranderingen in onze werkwijze, technologie, wettelijke vereisten of andere operationele redenen weer te geven. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen:

Plaatsen wij de herziene Voorwaarden op deze pagina met een bijgewerkte datum "Laatst bijgewerkt".
Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij je ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte via e-mail of een melding in de app voordat de wijzigingen van kracht worden.
Je voortgezette gebruik van de Dienst na de ingangsdatum van de herziene Voorwaarden geldt als aanvaarding van de wijzigingen.
Als je niet akkoord gaat met de herziene Voorwaarden, kun je je abonnement opzeggen voordat de wijzigingen van kracht worden.

22. Algemene bepalingen

De volgende algemene bepalingen zijn van toepassing op deze Voorwaarden:

Volledige overeenkomst: Deze Voorwaarden vormen, samen met ons Privacybeleid en een eventuele toepasselijke abonnementsovereenkomst, de volledige overeenkomst tussen jou en Workkeeping met betrekking tot de Dienst.
Scheidbaarheid: Als een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
Afstand van recht: Als wij een bepaling van deze Voorwaarden niet afdwingen, houdt dit geen afstand in van die bepaling of enige andere bepaling.
Overdracht: Je mag je rechten onder deze Voorwaarden niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Workkeeping mag haar rechten en verplichtingen zonder beperking overdragen.
Overmacht: Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of vertraagd nakomen van verplichtingen als gevolg van omstandigheden waarop zij redelijkerwijs geen invloed heeft, waaronder natuurrampen, pandemieën, oorlog, terrorisme, rellen, overheidsmaatregelen, internetstoringen of infrastructuurstoringen.

23. Neem contact op

Als je vragen, opmerkingen of verzoeken hebt over deze Servicevoorwaarden, neem dan contact met ons op via [email protected]