Regulamin

Ostatnia aktualizacja: marzec 2026

1. Akceptacja Regulaminu

Uzyskując dostęp do platformy Workkeeping („Usługa") lub korzystając z niej, zgadzasz się przestrzegać niniejszego Regulaminu („Regulamin"). Jeśli akceptujesz niniejszy Regulamin w imieniu spółki, firmy lub innego podmiotu prawnego („Firma"), oświadczasz i gwarantujesz, że masz uprawnienia do związania tego podmiotu. Jeśli nie zgadzasz się z niniejszym Regulaminem, nie korzystaj z Usługi.

Niniejszy Regulamin został pierwotnie sporządzony w języku angielskim. Choć dla Twojej wygody możemy udostępniać wersje przetłumaczone, wersja angielska jest wersją wiążącą i rozstrzygającą prawnie. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności lub niezgodności między wersją angielską a jakąkolwiek wersją przetłumaczoną rozstrzygająca jest wersja angielska.

2. Definicje

Poniższe terminy mają w niniejszej umowie określone znaczenie:

„Usługa" oznacza aplikację internetową Workkeeping, w tym wszystkie funkcje, narzędzia i aktualizacje udostępniane za pośrednictwem workkeeping.com.
„Firma" oznacza podmiot prawny (biuro rachunkowe, kancelarię księgową lub podobną organizację), który subskrybuje Usługę.
„Pracownik" oznacza wewnętrznego użytkownika zaproszonego przez Firmę do korzystania z Usługi, w tym administratorów, kierowników i personel.
„Współpracownik" oznacza użytkownika zewnętrznego (zazwyczaj klienta Firmy), któremu przyznano ograniczony dostęp do Usługi przez portal klienta.
„Dane Firmy" oznaczają wszystkie dane wprowadzone, przesłane lub wygenerowane przez Firmę oraz jej Pracowników i Współpracowników w ramach Usługi, w tym między innymi dane klientów, szczegóły zleceń, informacje o zadaniach, wpisy czasu, dokumenty i komentarze.

3. Opis Usługi

Workkeeping to działająca w chmurze platforma do zarządzania pracą, zaprojektowana dla biur rachunkowych i organizacji świadczących usługi profesjonalne. Usługa umożliwia Firmom zarządzanie klientami, zleceniami, zadaniami, rejestracją czasu, przechowywaniem dokumentów, szablonami pracy cyklicznej, obciążeniem zespołu oraz współpracą z klientem przez dedykowany portal. Usługa jest świadczona w modelu subskrypcyjnym i dostępna przez obsługiwane przeglądarki internetowe.

4. Rejestracja konta i bezpieczeństwo

Aby korzystać z Usługi, musisz założyć konto i podać dokładne, kompletne i aktualne informacje. Odpowiadasz za:

Zachowanie poufności danych logowania do konta i nieudostępnianie ich osobom nieuprawnionym.
Wszystkie działania podejmowane w ramach Twojego konta, niezależnie od tego, czy zostały przez Ciebie autoryzowane.
Niezwłoczne powiadomienie nas pod adresem [email protected], jeśli dowiesz się o jakimkolwiek nieuprawnionym użyciu konta lub innym naruszeniu bezpieczeństwa.
Zapewnienie, że wszyscy Pracownicy i Współpracownicy zaproszeni do Twojej Firmy przestrzegają niniejszego Regulaminu.

Workkeeping zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub zamknięcia kont, które podają fałszywe informacje lub naruszają niniejszy Regulamin.

5. Subskrypcja i płatności

Usługa jest oferowana w ramach płatnej subskrypcji miesięcznej. Subskrybując, zgadzasz się na następujące warunki:

Opłaty subskrypcyjne są naliczane miesięcznie z góry i pobierane za pośrednictwem naszego operatora płatności, Stripe.
Wszystkie opłaty są podawane w walucie wyświetlanej w momencie zakupu i nie podlegają zwrotowi, chyba że wymaga tego obowiązujące prawo lub wyraźnie stanowią o tym nasze zasady zwrotów.
Upoważniasz nas do obciążania wskazanej metody płatności wszystkimi należnymi opłatami. W razie niepowodzenia płatności możemy zawiesić dostęp do Usługi do czasu jej otrzymania.
Możemy zmienić ceny subskrypcji z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiany cen wchodzą w życie z początkiem kolejnego okresu rozliczeniowego.
Odpowiadasz za wszystkie należne podatki związane z Twoją subskrypcją, z wyjątkiem podatków od dochodu Workkeeping.
Uczciwe korzystanie: subskrypcja jest przeznaczona do użytku przez jedną Firmę działającą w skali typowej dla małych i średnich biur rachunkowych oraz kancelarii księgowych. Korzystanie znacznie wykraczające poza rozsądne wzorce — na przykład wyjątkowo duża liczba pracowników, klientów lub wolumen danych w stosunku do tego, co ma wspierać model cenowy — może zostać uznane za wykraczające poza uczciwe korzystanie. W takich przypadkach zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się z Tobą w celu omówienia odpowiedniego rozwiązania lub, w razie braku porozumienia, do ograniczenia bądź zakończenia dostępu z 30-dniowym wyprzedzeniem.

6. Bezpłatny okres próbny

Możemy oferować bezpłatny okres próbny dla nowych Firm. W trakcie okresu próbnego masz pełny dostęp do Usługi. Z końcem okresu próbnego rozpocznie się Twoja subskrypcja i zostaniesz obciążony opłatą, chyba że anulujesz przed jego zakończeniem. Zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji lub wycofania ofert próbnych w dowolnym momencie.

7. Gwarancja i zasady zwrotu

Oferujemy dwa poziomy gwarancji, aby zapewnić Ci pewność korzystania z Workkeeping. Wszystkie gwarancje dotyczą wyłącznie miesięcznych płatności subskrypcyjnych.

30-dniowy bezwarunkowy zwrot

W ciągu pierwszych 30 dni płatnej subskrypcji (po 14-dniowym darmowym okresie próbnym) możesz zażądać pełnego zwrotu z dowolnego powodu. Bez warunków, bez pytań. Zwroty realizujemy w ciągu 5 dni roboczych.

90-dniowa warunkowa gwarancja podwójnego zwrotu pieniędzy

Jeśli w pełni korzystasz z Workkeeping przez 90 kolejnych dni i nie odczuwasz znaczących oszczędności czasu na pracy administracyjnej, zwrócimy Ci podwójną wartość płatności subskrypcyjnych dokonanych w tym okresie.

Warunki gwarancji podwójnego zwrotu pieniędzy

Co najmniej 3 aktywnych członków zespołu zaproszonych i korzystających z systemu
Co najmniej 5 aktywnych klientów dodanych do systemu
Co najmniej 20 zleceń utworzonych i prowadzonych w systemie
Co najmniej 100 wpisów czasu zarejestrowanych przez Twój zespół
Workkeeping używany jako główne narzędzie do zarządzania biurem rachunkowym przez 90 kolejnych dni

Maksymalny zwrot w ramach gwarancji podwójnego zwrotu pieniędzy wynosi 282 EUR (3 miesiące × 47 EUR × 2). Gwarancja dotyczy wyłącznie miesięcznych płatności subskrypcyjnych.

Roszczenia weryfikujemy w ciągu 10 dni roboczych. Sprawdzamy dane o korzystaniu z systemu, aby potwierdzić spełnienie powyższych warunków.

Wyłączenia

Konta, które już złożyły reklamację zwrotu obciążenia (chargeback) u swojego dostawcy płatności
Wiele kont utworzonych przez tę samą osobę lub firmę
Konta utworzone wyłącznie w celu skorzystania z gwarancji

Dla subskrybentów z Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego: Twoje ustawowe prawo do odstąpienia w ciągu 14 dni wynikające z unijnej dyrektywy o prawach konsumentów (2011/83/UE) nie jest naruszone przez niniejszą gwarancję. Nasza bezwarunkowa 30-dniowa gwarancja wykracza poza Twoje prawa ustawowe.

Workkeeping oferuje wyłącznie rozliczenie miesięczne. Rozliczenie roczne nie jest dostępne. Wszystkie warunki gwarancji odnoszą się do miesięcznych płatności subskrypcyjnych.

8. Własność danych

Zachowujesz wszystkie prawa, tytuł i udział w Danych Firmy. Workkeeping nie rości sobie prawa własności do jakichkolwiek danych, które przesyłasz do Usługi. Korzystając z Usługi, udzielasz Workkeeping ograniczonej, niewyłącznej licencji na wykorzystywanie, przetwarzanie i przechowywanie Danych Firmy wyłącznie w celu świadczenia i ulepszania Usługi. W szczególności:

Dane Firmy pozostają Twoje. Możesz je wyeksportować w dowolnym momencie za pomocą funkcji eksportu dostępnych w Usłudze.
Nie będziemy sprzedawać, udostępniać ani wykorzystywać Danych Firmy do celów reklamowych ani żadnych innych niezwiązanych ze świadczeniem Usługi.
Po zamknięciu konta Dane Firmy będą przechowywane przez ograniczony okres (zobacz Sekcję 16), a następnie trwale usunięte.
Ponosisz wyłączną odpowiedzialność za dokładność, jakość i legalność Danych Firmy oraz sposób ich pozyskania.

9. Własność intelektualna

Usługa, w tym jej projekt, kod, funkcje, dokumentacja, marka i wszelka powiązana własność intelektualna, należy do Workkeeping i jest chroniona obowiązującymi przepisami o własności intelektualnej. Niniejszy Regulamin nie przyznaje Ci żadnych praw do korzystania ze znaków towarowych, logo ani marki Workkeeping. Nie możesz kopiować, modyfikować, rozpowszechniać, sprzedawać ani wynajmować jakiejkolwiek części Usługi, ani też odtwarzać jej kodu źródłowego (reverse engineering) czy podejmować prób jego wydobycia.

10. Poufność

Rozumiemy, że biura rachunkowe przetwarzają wrażliwe dane finansowe i osobowe w imieniu swoich klientów. Workkeeping dba o zachowanie poufności Danych Firmy:

Wszystkie Dane Firmy są przechowywane w architekturze wielodostępnej ze ścisłym logicznym oddzieleniem poszczególnych Firm. Żadna Firma nie ma dostępu do danych innej Firmy.
Dostęp do Danych Firmy w ramach Usługi jest regulowany uprawnieniami opartymi na rolach (administrator, kierownik, pracownik oraz rola tymczasowa), które konfigurujesz.
Współpracownicy (Twoi klienci) mają dostęp wyłącznie do danych, które im wyraźnie udostępnisz za pośrednictwem portalu klienta.
Pracownicy Workkeeping mogą uzyskać dostęp do Danych Firmy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia pomocy, o którą poprosiłeś, rozwiązania problemów technicznych lub spełnienia obowiązków prawnych.

11. Ochrona danych i prywatność

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), tam gdzie ma ono zastosowanie. Nasze praktyki ochrony danych obejmują:

Dane osobowe są przetwarzane w uzasadnionym celu świadczenia Usługi oraz w sposób opisany w naszej Polityce prywatności.
Możesz w dowolnym momencie zażądać usunięcia swoich danych osobowych w ustawieniach konta (żądanie usunięcia danych). Takie żądania rozpatrzymy zgodnie z obowiązującym prawem.
Dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej.
Pełne informacje o tym, jak zbieramy, wykorzystujemy i chronimy Twoje dane, znajdziesz w naszej Polityce prywatności. Polityka prywatności

12. Dopuszczalne korzystanie

Zobowiązujesz się korzystać z Usługi wyłącznie w celach zgodnych z prawem i zgodnie z niniejszym Regulaminem. Zobowiązujesz się nie:

Korzystać z Usługi w jakimkolwiek celu niezgodnym z prawem lub zakazanym przez niniejszy Regulamin.
Przesyłać ani udostępniać treści szkodliwych, zawierających groźby, obraźliwych, zniesławiających lub w inny sposób nagannych.
Podejmować prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do jakiejkolwiek części Usługi, innych kont lub systemów z nią połączonych.
Wykorzystywać Usługi do przechowywania lub przesyłania złośliwego kodu, wirusów ani innej szkodliwej technologii.
Używać zautomatyzowanych narzędzi (botów, scraperów, crawlerów) w celu dostępu do Usługi bez naszej uprzedniej pisemnej zgody.
Odsprzedawać, sublicencjonować ani udostępniać Usługi osobom trzecim bez naszej autoryzacji.

Zastrzegamy sobie prawo do zbadania i podjęcia odpowiednich działań wobec każdego, kto narusza te postanowienia, w tym do zawieszenia lub zakończenia dostępu do Usługi.

13. Dostępność Usługi i pomoc techniczna

Dokładamy starań, aby utrzymać wysoką dostępność Usługi, ale nie gwarantujemy nieprzerwanego ani wolnego od błędów dostępu. W szczególności:

Możemy przeprowadzać planowane prace konserwacyjne, które tymczasowo wpływają na dostępność. W miarę możliwości poinformujemy z wyprzedzeniem o planowanych pracach.
Nie ponosimy odpowiedzialności za przestoje ani przerwy w działaniu spowodowane okolicznościami niezależnymi od nas w rozsądnym zakresie, w tym awariami internetu, awariami sprzętu lub zdarzeniami siły wyższej.
Pomoc techniczna jest dostępna e-mailowo pod adresem [email protected] w godzinach pracy. Czas odpowiedzi może się różnić w zależności od złożoności problemu i bieżącej liczby zgłoszeń.

14. Usługi podmiotów trzecich

Usługa może integrować się z usługami podmiotów trzecich lub z nich korzystać (takich jak Stripe do obsługi płatności oraz dostawcy hostingu w chmurze do infrastruktury). Korzystanie przez Ciebie z takich usług podlega ich odpowiednim regulaminom i politykom prywatności. Workkeeping nie odpowiada za dostępność, dokładność ani praktyki usług podmiotów trzecich.

15. Rozwiązanie umowy

Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę:

Możesz anulować subskrypcję w dowolnym momencie w ustawieniach konta. Anulowanie wchodzi w życie z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, a dostęp zachowujesz do tej daty.
Możemy natychmiast zawiesić lub zakończyć Twój dostęp do Usługi, jeśli: (a) naruszysz niniejszy Regulamin, (b) nie uiścisz należnych opłat po rozsądnym wezwaniu, (c) podejmiesz działania zagrażające bezpieczeństwu lub integralności Usługi, lub (d) będzie to wymagane przez prawo.
Możemy całkowicie zaprzestać świadczenia Usługi z co najmniej 90-dniowym wyprzedzeniem.

16. Skutki zakończenia

Po zamknięciu Twojego konta:

Twoje prawo dostępu do Usługi wygasa natychmiast (lub z końcem okresu rozliczeniowego w przypadku dobrowolnej rezygnacji).
Dane Firmy będą przechowywane przez 30 dni po zamknięciu konta, abyś mógł je wyeksportować. Po tym okresie dane zostaną trwale i nieodwracalnie usunięte z naszych systemów.
Możemy zachować zanonimizowane, zagregowane dane, których nie da się wykorzystać do zidentyfikowania Ciebie ani Twoich klientów, do celów analitycznych i ulepszania Usługi.
Postanowienia niniejszego Regulaminu, które ze swej natury powinny obowiązywać po zakończeniu (w tym między innymi własność danych, poufność, ograniczenie odpowiedzialności i zwolnienie z odpowiedzialności), pozostają w mocy.

17. Ograniczenie odpowiedzialności

W maksymalnym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo:

Workkeeping nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek pośrednie, uboczne, szczególne, wynikowe ani karne szkody, w tym między innymi utratę zysków, danych, możliwości biznesowych lub renomy, wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Usługi.
Nasza całkowita łączna odpowiedzialność z tytułu wszelkich roszczeń wynikających z niniejszego Regulaminu lub Usługi bądź z nimi związanych nie przekroczy łącznych opłat wniesionych przez Ciebie na rzecz Workkeeping w ciągu dwunastu (12) miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia.
Ograniczenia te obowiązują niezależnie od podstawy odpowiedzialności (umowna, deliktowa, na zasadzie ryzyka lub inna) i nawet jeśli Workkeeping został poinformowany o możliwości wystąpienia takich szkód.

Niektóre jurysdykcje nie zezwalają na wyłączenie lub ograniczenie pewnych szkód. W takich jurysdykcjach nasza odpowiedzialność jest ograniczona do maksymalnego zakresu dozwolonego przez prawo.

18. Zwolnienie z odpowiedzialności

Zgadzasz się zabezpieczyć, bronić i zwolnić z odpowiedzialności Workkeeping oraz jego członków kierownictwa, dyrektorów, pracowników i przedstawicieli w związku z wszelkimi roszczeniami, zobowiązaniami, szkodami, stratami i wydatkami (w tym uzasadnionymi kosztami obsługi prawnej) wynikającymi z korzystania przez Ciebie z Usługi, naruszenia przez Ciebie niniejszego Regulaminu, Twoich Danych Firmy lub naruszenia przez Ciebie praw osób trzecich.

19. Prawo właściwe

Niniejszy Regulamin podlega prawu Rumunii i jest zgodnie z nim interpretowany, bez względu na jego normy kolizyjne. Zgadzasz się poddać wyłącznej jurysdykcji sądów w Iași w Rumunii w zakresie rozstrzygania wszelkich sporów wynikających z niniejszego Regulaminu lub Usługi bądź z nimi związanych.

20. Rozwiązywanie sporów

Przed wniesieniem jakiegokolwiek roszczenia prawnego obie strony zgadzają się podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu. Jeśli masz wątpliwość lub spór, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Podejmiemy próbę rozwiązania sprawy w ciągu 30 dni. Jeśli sporu nie uda się rozwiązać polubownie, każda ze stron może dochodzić formalnych środków prawnych opisanych w Sekcji 19.

21. Zmiany Regulaminu

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszy Regulamin, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach, technologii, wymogach prawnych lub z innych względów operacyjnych. Gdy wprowadzamy zmiany:

Opublikujemy zmieniony Regulamin na tej stronie z zaktualizowaną datą „Ostatnia aktualizacja".
W przypadku istotnych zmian powiadomimy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, e-mailem lub powiadomieniem w aplikacji, zanim zmiany wejdą w życie.
Dalsze korzystanie z Usługi po dacie wejścia w życie zmienionego Regulaminu oznacza akceptację zmian.
Jeśli nie zgadzasz się ze zmienionym Regulaminem, możesz anulować subskrypcję przed wejściem zmian w życie.

22. Postanowienia ogólne

Do niniejszego Regulaminu stosuje się następujące postanowienia ogólne:

Całość umowy: niniejszy Regulamin wraz z naszą Polityką prywatności i wszelkimi obowiązującymi umowami subskrypcyjnymi stanowi całość porozumienia między Tobą a Workkeeping w zakresie Usługi.
Rozdzielność postanowień: jeśli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia zachowują pełną moc obowiązującą.
Zrzeczenie się: brak egzekwowania przez nas któregokolwiek postanowienia niniejszego Regulaminu nie stanowi zrzeczenia się tego ani żadnego innego postanowienia.
Cesja: nie możesz cedować ani przenosić swoich praw wynikających z niniejszego Regulaminu bez naszej uprzedniej pisemnej zgody. Workkeeping może cedować swoje prawa i obowiązki bez ograniczeń.
Siła wyższa: żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu z powodu okoliczności niezależnych od niej w rozsądnym zakresie, w tym klęsk żywiołowych, pandemii, wojny, terroryzmu, zamieszek, działań rządu, awarii internetu lub awarii infrastruktury.

23. Kontakt

Jeśli masz pytania, wątpliwości lub prośby dotyczące niniejszego Regulaminu, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]